Mon Shack
Published
January 10, 2021
Location
Sherbrooke
Job Type
Contact Email

Description

POSTE : ADJOINT – ADJOINTE ADMINISTRATIVE

              TEMPS COMPLET DU LUNDI AU VENDREDI OU DU LUNDI AU JEUDI (À VOTRE CHOIX)

 

Principales responsabilités

 

  • Planifier des réunions et prendre des minutes détaillées
  • Gérer les listes de contacts et les listes d’envois
  • Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres, des télécopies et des formulaires (en anglais et en français)
  • Développer et maintenir un système de classement efficace (informatique et papier)
  • Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures du bureau
  • Exécuter des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés et présentés par des cadres supérieurs, des comités et du conseil d'administration
  • Commander des fournitures de bureau et rechercher de nouvelles offres et des fournisseurs
  • Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses
  • Fournir un soutien général aux visiteurs
  • Générer des rapports
  • Assurer le fonctionnement de l'équipement en remplissant les exigences d'entretien préventif; appeler pour des réparations; tenir à jour les inventaires d'équipement; évaluer de nouveaux équipements et techniques
  • Maintenir l'inventaire des fournitures
  • Gérer les informations sensibles de manière confidentielle
  • Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne
  • Gérer la petite caisse et effectuer les dépôts à l’institution financière
  • Gérer les calendriers de rendez-vous
  • Gestion et mise à jour de notre site Web

Exigences

  • Expérience minimale de deux ans en tant qu'adjointe administrative
  • Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau
  • Connaissance pratique de l'équipement de bureau, comme les imprimantes et les télécopieurs
  • Maîtrise de MS Office
  • Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail
  • Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes
  • Excellentes compétences de communication écrite et verbale
  • Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multi-tâche
  • Maîtrise des médias sociaux (Twitter, Instagram, Facebook et autres)
  • Bilinguisme obligatoire parlé et écrit.

Conditions de travail

Statut :    Temps complet, du lundi au vendredi ou du lundi au jeudi (à votre choix)
Durée :    Contrat d’une année, renouvelable
Salaire :  Taux horaire entre 15$ et 20$ selon expérience